Chaque entrepreneur sait qu’il doit conserver certains documents qu’il reçoit ainsi que de nombreux papiers qu’il émet, dans le cadre de son activité. Mais sait-il vraiment pourquoi et comment répondre au mieux à cette injonction ?
Entrepreneurs : quelle est votre obligation légale vis-à-vis de votre archivage ?
Savez-vous que vous devez conserver vos bons de commande ou vos factures pendant 10 ans ? Mais que vos documents fiscaux ne doivent, quant à eux, être gardés, que pendant 6 ans ? Si vous frémissez en lisant ces lignes, sans doute n’êtes-vous pas très au fait de la durée de conservation de vos documents professionnels. Celle-ci peut tellement varier que même un chef d’entreprise aguerri est susceptible de s’y perdre.
Pourtant, et ce, jusqu’à ce que leur durée probatoire soit échue ; chacun de ces documents peut être exigé dans le cadre d’une enquête, d’un contrôle ou d’une situation contentieuse. La non-présentation de documents peut valoir à l’entrepreneur une amende dont le montant peut aller jusqu’à 500 euros. Sans compter les désagréments ultérieurs possibles, notamment dans le cas d’un contrôle fiscal (redressement fiscal).
50 000 entreprises françaises, chaque année, reçoivent le courrier leur annonçant la venue prochaine d’un contrôleur ainsi que la liste des documents que l’entreprise doit mettre à disposition. Données chiffrées et sociales sont les plus courants.
De même, vous pouvez toujours avoir affaire à un client mécontent car l’objet que vous lui avez vendu présente une défaillance, au bout de trois ans. S’il n’est plus sous garantie depuis un an, vous devez montrer le document et la date qui va le lui prouver, sans doute possible. Etre professionnel peut vous aider à conserver la fidélité de ce client. Vous pouvez alors ensemble trouver une solution qui vous satisfera tous les deux.
Comment avoir des archives bien ordonnées ?
Même si vos archives prennent de la place, soyez certain que ces papiers sont un atout pour votre entreprise.
Les chiffres parlent d’eux-mêmes quand on s’inquiète de ce qui arrive quand la salle des archives n’est pas correctement tenue. 25%, c’est le temps productif perdu, dans la journée, à tenter de retrouver un document important. 8% c’est le pourcentage de documents qui sont mal rangés (quand un ordre préalable a été donné), avec 3% de documents irrémédiablement perdus alors que leur valeur probatoire est encore effective.
N’attendez pas que cela arrive à votre entreprise. Simplifiez votre vie et celle de vos collaborateurs en adoptant une politique d’archivage claire. Eliminez les documents périmés et classez soigneusement les autres.
Vous ne savez pas comment faire ou vous n’avez pas de temps à consacrer à ce travail ? Laissez des entreprises d’archivage le faire pour vous. Un tiers archiveur connait la durée de conservation des documents de chaque corps de métier ; du médecin à l’avocat en passant par l’artisan du bâtiment. Hôpitaux et musées font régulièrement appel à eux pour une meilleure gestion des archives.
Si vous avez rencontré des difficultés avec la loi sur la transition numérique, les sociétés d’archivage (présentes partout en France comme par exemple à Corbeil Essonnes) peuvent également vous être d’un grand secours. Ils peuvent digitaliser vos documents et trouver une solution de stockage adaptée à vos besoins réels.